No.110 시의회에 페이퍼리스 회의 시스템을 도입합니다

이번에 이나기시에서는 시의회의 의사 운영에 페이퍼리스 회의 시스템을 도입하게 되었습니다.

2021년 2월 26일에 개회 예정인 2021년 제1회 정례회에서는 기존의 종이 의안서 및 관련 자료와 병행하여 시범 실시하며, 2021년 6월에 개회 예정인 제2회 정례회부터는 종이 의안서를 폐지하고 시스템만으로 본격 실시할 것을 목표로 하고 있습니다.

이번에 도입하는 SideBooks라는 소프트웨어는, 올해 1월 현재로서 전국의 261개 자치회가 도입한 범용 소프트웨어입니다. 이나기시에서의 채택은 결코 선구적인 사례는 아니지만, 많은 자치회에서는 시의회에서의 이용 또는 시청 이사회의 회의 등에서의 이용 중 하나로 채택되는 경우가 많습니다. 본시는 그 두 가지를 동시에 도입할 수 있었습니다.

태블릿형 컴퓨터의 활용에 대해서는, 한 발 앞서 초등학교 및 중학교에 도입되어 GIGA 스쿨 구상이 시작되고 있지만, 현장에서는 여전히 종이 자료에 대한 애착이 강하고, 전자화에 대한 이견도 남아 있는 상황입니다.

이러한 가운데, 이나기시의회에서 예정되어 있던 태블릿 단말기 계획을 앞당겨 주신 것에 감사드립니다.

이번 시스템 도입에 있어, 작년 9월 제3회 정례회에서 추가경정예산을 계상하고, 관리직 전원에게 태블릿형 컴퓨터를 배포했습니다.

SideBooks의 도입으로 인한 페이퍼리스 회의는 시의회의 본회의 및 각 위원회에서 활용되며, 시청에서는 시장, 부시장, 교육국장, 각 부장이 참여하는 정책 회의 등에서 활용됩니다.

이 시스템은 각자에게 배포된 태블릿형 컴퓨터에서 의안서 및 관련 자료를 전자 데이터로 열람할 수 있을 뿐만 아니라, 메모를 작성하거나 책갈피를 끼우는 기능도 있어, 조작 감각은 종이에 가까운 것입니다.

문서나 도표 파일은 각자의 태블릿 PC에 저장되지 않고, 서버 내에 저장된 파일에 각자의 태블릿 PC에서 접근하는 구조로 되어 있습니다. 따라서 자료의 내용을 변경하거나 수정할 때 하나의 파일만 업데이트하면 되므로 수정 누락이 발생하지 않습니다. 또한 만약 태블릿 PC를 분실하거나 도난당하더라도 외부로 데이터가 유출되는 것을 방지할 수 있습니다.

이러한 도입 목적은 첫째로 종이 자원 절약이라는 환경적인 배려이지만, 종이 자료를 배포하거나 교체할 필요가 없어져 효율적일 뿐만 아니라 비접촉 작업이 가능해져 신종 코로나바이러스 감염증 확산 방지에도 도움이 됩니다. 더 나아가, 어디서나 서버에 접근할 수 있어 원격 근무에도 대응하고, 일하는 방식 개혁의 추진에도 기여합니다.

그리고 배치된 태블릿형 컴퓨터에는 웹 회의 시스템 소프트웨어도 도입되었으므로 언제 어디서나 커뮤니케이션을 할 수 있게 되었고, 재해 시 현장 활용 등도 기대할 수 있습니다.

그동안 이러한 시스템의 도입은 미래의 과제로 여겨졌으나, 지난해 코로나19 팬데믹 속에서 필요에 의해 정비하게 되었습니다.
감염병의 확산은 때때로 사람의 생활 방식이나 일하는 방식을 한순간에 바꿔버릴 수 있는 것일지도 모릅니다. 정말로 불행 중 다행이라고 할 수 있습니다.

시에서는 계속해서 감염 예방 대책에 힘쓰는 한편, 이러한 시기이기 때문에 추진할 수 있는 업무 개선에도 힘쓰겠습니다.