No.110 Se implementará un sistema de reuniones sin papel en el consejo municipal

En esta ocasión, la Ciudad de Inagi ha decidido implementar un sistema de reuniones sin papel para la gestión de las sesiones del consejo municipal.

En la Sesión ordinaria del primer trimestre del año 3 de Reiwa, programada para abrirse el 26 de febrero del año 3 de Reiwa, se llevará a cabo una prueba en combinación con los documentos de propuestas y materiales relacionados en papel. A partir de la segunda sesión ordinaria, programada para abrirse en junio del año 3 de Reiwa, se tiene como objetivo implementar completamente el sistema, eliminando los documentos de propuestas en papel.

El software llamado SideBooks que se está introduciendo ahora es un software genérico que ha sido adoptado por 261 asociaciones de vecinos en todo el país hasta enero de este año. La adopción en la Ciudad de Inagi no es un caso pionero, pero en muchas asociaciones de vecinos se ha adoptado para su uso en el consejo municipal o en reuniones de directores del Ayuntamiento, mientras que en nuestra ciudad hemos podido implementarlo en ambas áreas al mismo tiempo.

En cuanto al uso de tabletas, se han introducido en las Escuelas de primaria y secundaria antes de lo previsto, y se ha iniciado el concepto de GIGA School, pero en el terreno todavía hay un fuerte apego a los documentos en papel, y persisten objeciones a la digitalización.

Agradezco que se haya adelantado el plan de tabletas que estaba programado en el Concejo Municipal de Inagi.

Para la implementación de este sistema, se incluyó un presupuesto suplementario en la tercera sesión ordinaria de septiembre del año pasado, y se distribuyeron computadoras tipo tableta a todos los gerentes.

SideBooks la introducción de reuniones sin papel se utilizará en las sesiones plenarias del consejo municipal y en cada comisión, y en el Ayuntamiento se utilizará en reuniones de políticas en las que participan el alcalde, el vicealcalde, el director del Departamento de Educación y los jefes de cada departamento.

Este sistema permite visualizar documentos de propuestas y materiales relacionados en formato digital desde las tabletas distribuidas a cada persona, además de contar con funciones para escribir notas y insertar marcadores, ofreciendo una experiencia de uso similar al papel.

Los archivos de documentos y gráficos no se guardan en las tabletas de cada uno, sino que se accede a los archivos almacenados en el servidor desde las tabletas. Por lo tanto, al modificar o corregir el contenido de los materiales, solo es necesario actualizar un archivo, lo que evita omisiones en las correcciones. Además, en caso de que se pierda o sea robada la tableta, se puede prevenir la fuga de datos al exterior.

Los objetivos de esta implementación son, en primer lugar, la consideración ambiental mediante el ahorro de recursos en papel, pero también se logra eficiencia al eliminar la necesidad de distribuir o reemplazar documentos en papel, lo que permite un trabajo sin contacto y ayuda a prevenir la propagación del COVID-19. Además, al poder acceder al servidor desde cualquier lugar, también se adapta al trabajo remoto, contribuyendo así a la promoción de la reforma laboral.

Además, se ha instalado software de sistema de videoconferencia en las tabletas desplegadas, lo que permite la comunicación en cualquier momento y lugar, y se espera que también se utilice en situaciones de emergencia.

Hasta ahora, la implementación de este tipo de sistemas se había considerado un desafío futuro, pero debido a la pandemia de COVID-19 del año pasado, nos hemos visto obligados a desarrollarlos.
La propagación de enfermedades infecciosas puede, en ocasiones, cambiar drásticamente el estilo de vida y la forma de trabajar de las personas. Se podría decir que es una bendición disfrazada.

El municipio continuará esforzándose en las medidas de prevención de infecciones, y también trabajará en la mejora administrativa que se puede avanzar precisamente en este momento.