第110号 引入无纸化会议系统到市议会

此次稻城市市长决定在市议会的议事运作中引入无纸化会议系统。

计划于2021年2月26日召开第一次例行会议，将与传统的纸质议案书和相关资料并行试行，从2021年6月计划召开的第二次例行会议开始，旨在全面实施仅使用系统，废除纸质议案书。

此次引入的SideBooks软件是截至今年1月全国已有261个自治体引入的通用软件。稲城市市长的采用并不是先驱性的案例，但在许多自治体中，市议会或市政府理事会等场合的使用是比较常见的，而本市则能够同时在这两方面进行引入。

关于平板电脑的使用，已经在小学和初中提前引入，GIGA学校构想也已开始，但在现场，纸质资料的依赖仍然根深蒂固，对电子化的异议也依然存在。

在这种情况下，感谢稻城市议会提前实施了原定的平板电脑计划。

在此次系统引入中，去年9月的第三次例行会议上编制了修正预算，并为所有管理人员配备了平板电脑。

SideBooks的引入将实现无纸化会议，市议会的本会议和各委员会将加以利用，市政府将在市长、副市长、教育局局长及各部门负责人参加的政策会议等场合中使用。

该系统允许用户通过分发的平板电脑查看议案和相关资料的电子数据，同时还具有写入备注和插入书签的功能，操作体验接近纸质文件。

文档和图表的文件不会保存在各自的平板电脑中，而是存储在服务器内，用户可以通过各自的平板电脑访问这些文件。因此，在更改或修正资料内容时，只需更新一个文件即可，避免了遗漏修正。此外，即使平板电脑不慎丢失或被盗，也可以防止数据外泄。

这些引入的目的，首先是出于对环境的考虑，节约纸张资源，同时由于不再需要分发或更换纸质资料，这不仅提高了效率，还实现了非接触式的工作，有助于防止新型冠状病毒感染的扩散。此外，由于可以从任何地方访问服务器，这也支持远程工作，有助于推动工作方式改革。

此外，配备的平板电脑还安装了网络会议系统的软件，因此可以随时随地进行沟通，并期待在灾害时的现场应用等。

过去，我们认为引入这样的系统是未来的课题，但在去年的新冠疫情中，我们被迫进行了整备。
传染病的蔓延有时会迅速改变人们的生活方式和工作方式。这可以说是意外的收获。

市将继续努力采取感染预防措施，同时也将致力于在这样的时期推进可以进行的事务改善。