No.31 Sobre la reforma organizativa

(Boletín Inagi, edición del 15 de mayo de 2014)

El Ayuntamiento ha implementado una reestructuración organizativa junto con el cambio de este año, y está operando con una nueva organización. En abril de 2014, para evitar confusiones, se aumentó el número de empleados en la entrada principal, pero ¿fue suficiente la información proporcionada?
Esta reestructuración organizativa es uno de los primeros desafíos que abordé desde que asumí el cargo de alcalde, y se llevó a cabo después de tres años de preparación.
En cuanto a la reforma,

1. Hacer que la organización sea fácil de entender y utilizar,
2. Reducir la carga de trabajo del personal al clasificar las tareas y gestionarlas de manera centralizada en cada departamento especializado,
3. De esta manera, cada empleado puede concentrarse en sus tareas asignadas y mejorar la calidad del servicio a los ciudadanos,
4. Consolidar el talento y buscar la eficiencia

Se tomó como base un enfoque fundamental, y en lugar de que el Departamento de Planificación y Asuntos Generales elaborara unilateralmente una propuesta de reforma como en las reformas organizativas anteriores, se llevó a cabo una consulta con el personal de todos los departamentos para elaborar la propuesta de reforma en conjunto con el Ayuntamiento.
Los principales puntos de reforma son,

1. Para integrar y simplificar al máximo las operaciones relacionadas con los niños, que anteriormente abarcaban tres departamentos, se ha designado un "Director del Departamento de Bienestar Infantil".
2. Para promover la recuperación de deudas en toda la ciudad, parte de los ingresos no cobrados que no son impuestos también serán gestionados de manera centralizada por la Sección de Impuestos (nombre anterior = Sección de Recaudación de Impuestos).
3. Clasificar las tareas necesarias para la gestión y operación de las instalaciones según su naturaleza, y asignarlas a diferentes departamentos especializados.

Entre otros.
Aunque se hable de la gestión y operación de las instalaciones en términos generales, existen diferentes dimensiones de trabajo, como la "gestión diaria" que incluye la apertura y cierre de llaves, limpieza, pago de servicios públicos y reparaciones menores; la "gestión operativa" que abarca la realización de eventos y cursos; la "gestión patrimonial" que implica la inscripción en el libro de activos y la elaboración de estados financieros; y la "gestión de conservación" que incluye el diagnóstico del deterioro de los edificios, la planificación de reformas y la ejecución de obras.
Tradicionalmente, cada organización a cargo de las instalaciones se ocupaba de todas estas tareas, pero era difícil que el personal de cada instalación se familiarizara con todas estas funciones y las ejecutara de manera eficiente.
Por lo tanto, en esta ocasión, se ha decidido que, en principio, la gestión patrimonial será realizada por el Departamento de Asuntos Generales, la gestión diaria se externalizará en la medida de lo posible, el departamento responsable se dedicará a la gestión operativa, y la gestión de conservación será llevada a cabo por el Departamento de Urbanismo, de modo que múltiples organizaciones participen activamente en una sola instalación.
En la actualidad, los cambios en la situación socioeconómica son rápidos, y la demanda administrativa se diversifica y se vuelve más compleja. En medio de la disminución de la población y el envejecimiento, debemos maximizar los efectos con recursos limitados. Por ello, es necesario revisar constantemente la estructura organizativa y los sistemas de contratación de personal dentro de la organización.
Continuaremos esforzándonos por mantener y continuar los servicios a los ciudadanos, por lo que agradecemos su comprensión.