No.110 Apresentando um sistema de reunião sem papel para o conselho municipal

A cidade de Inagi decidiu introduzir um sistema de reuniões sem papel para o funcionamento das reuniões do conselho municipal.

A primeira reunião ordinária de 2021, com abertura prevista para 26 de fevereiro de 2021, será conduzida em caráter experimental em conjunto com a agenda convencional em papel e materiais relacionados. A partir das reuniões regulares, pretendemos abolir as agendas em papel e implementar a implementação em grande escala. de reuniões apenas do sistema.

O software que apresentaremos desta vez, chamado SideBooks, é um software de uso geral que foi instalado por 261 governos locais em todo o país desde janeiro deste ano. Embora a adoção na cidade de Inagi não seja de forma alguma um exemplo pioneiro, muitos governos locais adotaram-no para uso nas reuniões do conselho municipal ou nas reuniões do conselho municipal. Conseguimos implementar ambos ao mesmo tempo.

No que diz respeito ao uso de computadores tablet, eles foram introduzidos nas escolas primárias e secundárias o mais cedo possível, e o conceito de escola GIGA foi lançado, mas ainda há um apego profundamente enraizado aos materiais de papel no campo, e há ainda objeções à digitalização.

Nestas circunstâncias, gostaríamos de expressar a nossa gratidão à Câmara Municipal de Inagi por apresentar os planos para tablets.

Para implementar este sistema, foi atribuído um orçamento suplementar na terceira reunião ordinária, realizada em setembro do ano passado, e foram fornecidos tablets a todos os gestores.

As reuniões sem papel possibilitadas pela introdução dos SideBooks serão utilizadas nas sessões plenárias da Câmara Municipal e em cada comissão, e na Câmara Municipal, serão utilizadas em reuniões políticas com a presença do prefeito, vice-prefeito, superintendente de educação e chefes de departamento.

Este sistema permite que cada funcionário visualize eletronicamente os documentos da agenda e documentos relacionados a partir de um tablet que lhes é distribuído, além de ter a capacidade de fazer anotações e inserir marcadores, fazendo com que o sistema pareça um papel.

Os arquivos de documentos e diagramas não são salvos no tablet de cada indivíduo, mas são armazenados em um servidor e acessados ​​a partir do tablet do indivíduo. Portanto, ao alterar ou corrigir o conteúdo dos materiais, você só precisa atualizar um arquivo, para não perder nenhuma correção. Além disso, mesmo que seu tablet seja perdido ou roubado, você pode evitar que seus dados vazem para terceiros.

O objectivo principal da sua introdução é poupar recursos de papel, o que é uma consideração ambiental, mas ao eliminar a necessidade de distribuir ou substituir materiais de papel, é possível conseguir um trabalho eficiente e sem contacto. Isto também ajudará a prevenir a propagação de a nova infecção por coronavírus. Além disso, como o servidor pode ser acessado de qualquer lugar, ele suporta trabalho remoto e é útil para promover a reforma do estilo de trabalho.

Também instalamos software de sistema de webconferência nos tablets implantados, tornando possível a comunicação a qualquer hora e em qualquer lugar, e espera-se que seja útil no local em caso de desastre.

Até agora, havíamos considerado a introdução de tal sistema como uma questão futura, mas em meio à pandemia de coronavírus que começou no ano passado, decidimos desenvolvê-lo por necessidade.
A propagação de doenças infecciosas pode, por vezes, alterar o estilo de vida e os estilos de trabalho das pessoas de uma só vez. Pode-se dizer que a lesão foi um verdadeiro sucesso.

A cidade continuará tomando medidas de prevenção ao contágio, e também trabalhará em melhorias administrativas que só poderão ser feitas num momento como este.