No.110 市議會引進無紙化會議系統

稻城市決定在市議會會議的運作中引入無紙化會議系統。

2021年第一次例會定於2021年2月26日開幕，將試行結合常規紙質議程及相關資料進行，從例會開始，我們的目標是廢除紙質議程並全面實施純系統會議。

這次我們要介紹的軟體叫SideBooks，是一款通用軟體，截至今年1月，全國261個地方政府已安裝。雖然稻城市的採用並不是開創性的例子，但是許多地方政府都在市議會會議或市政府董事會會議上採用了它，我們能夠同時實施這兩種方法。

關於平板電腦的使用，早已經引入中小學，並推出了GIGA學校理念​​，但現場對紙質材料的執著依然根深蒂固，存在仍然反對數位化。

在此情況下，我們對稻市議會提出平板電腦計畫表示感謝。

為了引進這個系統，去年9月舉行的第三次例會上分配了補充預算，並向所有管理人員配備了平板電腦。

透過引入SideBooks實現的無紙化會議將在市議會全體會議和各委員會中使用，在市政府，市長、副市長、教育總監和部門負責人參加的政策會議將使用無紙化會議。

該系統允許每個員工從分發給他們的平板電腦上以電子方式查看議程文檔和相關文檔，並且還能夠編寫筆記和插入書籤，使系統感覺類似於紙質文件。

文件和圖表文件並不保存在每個人的平板電腦上，而是儲存在伺服器上並從個人的平板電腦上存取。因此，在更改或更正資料內容時，您只需更新一個文件，就不會錯過任何更正。此外，即使您的平板電腦遺失或被盜，您也可以防止您的資料外洩給外部方。

引入這些的主要目的是為了節省紙張資源，這是一種環保考慮，但透過消除分發或更換紙質材料的需要，可以實現高效和非接觸的工作，這也將有助於防止傳播新型冠狀病毒感染。此外，由於伺服器可以從任何地方訪問，因此它支援遠端工作，有利於推動工作方式改革。

我們還在部署的平板電腦上安裝了網路會議系統軟體，可以隨時隨地進行溝通，預計在發生災難時可以在現場發揮作用。

到目前為止，我們一直認為引入這樣一個系統是一個未來的問題，但在去年開始的冠狀病毒大流行中，我們出於需要決定開發它。
傳染病的傳播有時可能會同時改變人們的生活方式和工作方式。可以說，這次傷勢是真正的成功。

該市將繼續採取預防感染的措施，並將致力於只有在這樣的時刻才能進行的行政改進。