Não. 31 Reforma Organizacional

(Publicado na edição de 15 de maio de 2014 da Koho Inagi)

Ao mesmo tempo que a mudança deste ano, a Câmara Municipal implementou reformas organizacionais e está agora a funcionar sob uma nova organização. Inicialmente, em abril de 2014, colocamos funcionários adicionais na entrada principal para evitar confusão, mas houve orientação suficiente?
Esta reforma organizacional foi uma das primeiras tarefas que assumi depois de me tornar presidente da Câmara e foram necessários três anos de preparação antes de ser finalmente implementada.
Quanto à revisão,
(1) Criar uma organização que seja fácil de entender e usar;
(2) Reduzir a carga sobre o pessoal, dividindo o trabalho e gerindo-o centralmente em cada departamento especializado;
(3) Ao fazê-lo, cada membro do pessoal poderá concentrar-se nas suas funções e melhorar a qualidade dos serviços aos cidadãos;
(4) Consolidar os recursos humanos e melhorar a eficiência
Esta foi a ideia básica. Além disso, em vez de o departamento de planejamento e assuntos gerais criar unilateralmente um projeto de lei de revisão como nas reformas organizacionais convencionais, a prefeitura como um todo elaborou o projeto de revisão após ouvir as opiniões dos funcionários de todos os departamentos.
Os principais pontos de revisão são:
(1) Nomeamos um “Diretor de Bem-Estar Infantil” para integrar ao máximo o trabalho relacionado às crianças, que costumava ser distribuído por três departamentos, e torná-lo um balcão único.
(2) A fim de promover a cobrança de dívidas para a cidade como um todo, uma parte dos valores a receber não fiscais será gerida centralmente pela Divisão de Cobrança (anteriormente conhecida como Divisão de Pagamento de Impostos);
(3) Separar as tarefas necessárias para a gestão e operação das instalações de acordo com a sua natureza e ter departamentos especializados separados para lidar com cada tarefa.
Etc.
Em suma, a gestão e operação de instalações inclui a "gestão diária", como abrir e fechar chaves, limpeza, pagamento de contas de serviços públicos e pequenos reparos, a "gestão operacional", como a realização de eventos e cursos, e listagem em registros de ativos. Existem diferentes níveis de trabalho, como "gestão de propriedade", como preparação de demonstrações financeiras, e "gestão de manutenção", como diagnóstico de envelhecimento de edifícios, formulação de planos de renovação e implementação de construção.
Anteriormente, a organização de cada instalação era responsável por todas estas tarefas, mas era difícil para o pessoal de cada instalação familiarizar-se com todas estas tarefas e executá-las de forma eficiente.
Assim, desta vez, em princípio, separamos estas áreas, ficando a gestão imobiliária a cargo da Direcção de Assuntos Gerais, a gestão quotidiana sendo externalizada tanto quanto possível, o departamento original responsável concentrando-se na gestão operacional, e manutenção a gestão está sendo feita pelo Departamento de Construção da Cidade. Portanto, decidimos ter várias organizações ativamente envolvidas em uma instalação.
Nos últimos anos, a situação socioeconómica tem sofrido rápidas mudanças, as exigências administrativas tornaram-se cada vez mais diversificadas e sofisticadas e, com o declínio da taxa de natalidade e o envelhecimento da população, é necessário alcançar o efeito máximo com recursos financeiros ainda mais limitados. Para tanto, é necessária uma revisão constante da estrutura interna da organização, como a estrutura da organização e o sistema de nomeação de pessoal.
Continuaremos a nos esforçar para manter e manter os serviços ao cidadão e agradecemos sua compreensão.