No.110 시의회에 페이퍼리스 회의 시스템을 도입합니다

이번에 이나기시에서는, 시의회의 의사 운영에 페이퍼리스 회의 시스템을 도입하게 되었습니다.

2012년 2월 26일 개회 예정인 2018년 제1회 정례회에서는, 종래의 종이의 의안서·관계 자료와의 병용으로 시행 실시해, 2008년 6월 개회 예정의 제2 회정 예회에서는, 종이의 의안서를 폐지해, 시스템만으로 하는 본격 실시를 목표로 하고 있습니다.

이번 도입하는 SideBooks라는 소프트는, 올해 1월 현재로 전국의 261 지자체가 도입하고 있는 범용 소프트입니다. 이나기시에서의 채용은 결코 선구적인 사례는 아니지만, 많은 지자체에서는 시의회에서의 이용, 또는 시청 이사자 회의 등에서의 이용 중에서 채용되고 있는 케이스가 많은 가운데, 혼이치에서는 그 둘 다 동시기에 도입할 수 있었습니다.

태블릿형 PC의 활용에 대해서는, 한발 빨리 초중학교에 도입되어, GIGA 스쿨 구상이 개시되고 있습니다만, 현장에서는 아직도 종이 자료에 대한 애착은 뿌리 깊고, 전자화에의 이론도 남는 곳입니다.

이러한 가운데, 이나기시 의회에서 예정되어 있던 태블릿 단말의 계획을 앞당겨 주신 것에 감사드립니다.

이번 시스템 도입에 있어서는, 작년 9월의 제3회 정례회에서 보정 예산을 계상해, 관리직 전원에게 태블릿형 PC를 배치했습니다.

SideBooks의 도입에 의한 페이퍼리스 회의는, 시의회의 본회의·각 위원회에서 활용해, 시청에서는, 시장·부시장·교육장·각 부장이 참가하는 정책 회의등에서 활용합니다.

이 시스템은, 각자에게 배포된 태블릿형 PC로부터 의안서나 관계 자료를 전자 데이터로 열람하는 것과 동시에, 메모를 기입하거나, 북마크를 사이에 두거나 하는 기능도 있어, 조작 감각은 종이에 가까운 것이 있습니다.

문서나 도표의 파일은, 각자의 태블릿형 PC안에는 보존되지 않고, 서버내에 보존되고 있는 파일에 각자의 태블릿형 PC로부터 액세스 하는 구조가 되고 있습니다. 그 때문에, 자료의 내용을 변경·정정할 때에는, 하나의 파일을 갱신하면 되므로, 수정 누설이 일어나지 않습니다. 또한 만일 태블릿형 PC를 분실·도난당한 경우에도 외부에 데이터가 유실되는 것을 막을 수 있습니다.

이러한 도입 목적은, 제일의적으로는 종이 자원 절약이라고 하는 환경면에서의 배려입니다만, 종이 자료를 배포하거나 교환할 필요가 없어짐으로써, 효율적이면서 비접촉의 작업이 실현 따라서 신형 코로나바이러스 감염증 확대 방지에도 도움이 됩니다. 또한 어디서나 서버에 액세스할 수 있기 때문에 원격 작업에도 대응하고 있어 일 방식 개혁의 추진에도 도움이 됩니다.

그리고, 배치된 타블렛형 PC에는 Web 회의 시스템의 소프트도 도입했으므로, 언제 어디서나 커뮤니케이션을 취하는 것이 가능해져, 재해시의 현장 활용등도 기대할 수 있습니다.

지금까지는, 이러한 시스템의 도입은 장래의 과제라고 생각해 왔습니다만, 작년래의 코로나 화 중에서, 필요에 육박해 정비하게 되었습니다.
감염증의 만연은 때로는 사람의 생활양식과 일을 단번에 바꾸어 버리는 것일지도 모릅니다. 바로 부상의 공명이라고도 할 수 있습니다.

시에서는 계속해서 감염 예방 대책에 노력하는 것과 동시에, 이러한 시기이기 때문에 진행할 수 있는 사무 개선에도 임해 가겠습니다.