No.110 Introducir un sistema de reuniones sin papel en el ayuntamiento

La ciudad de Inagi ha decidido introducir un sistema de reuniones sin papel para el funcionamiento de las reuniones del ayuntamiento.

La primera reunión ordinaria de 2021, cuya inauguración está prevista para el 26 de febrero de 2021, se llevará a cabo a modo de prueba junto con la agenda en papel convencional y los materiales relacionados. A partir de las reuniones periódicas, nuestro objetivo es eliminar las agendas en papel e implementar una implementación a gran escala. de reuniones exclusivas del sistema.

El software que presentaremos esta vez, llamado SideBooks, es un software de propósito general que ha sido instalado por 261 gobiernos locales en todo el país hasta enero de este año. Aunque la adopción en la ciudad de Inagi no es de ninguna manera un ejemplo pionero, muchos gobiernos locales lo han adoptado ya sea para su uso en reuniones del consejo municipal o de la junta directiva del ayuntamiento. Pudimos implementar ambas al mismo tiempo.

En cuanto al uso de tabletas, se han introducido en las escuelas primarias y secundarias lo antes posible y se ha lanzado el concepto de escuela GIGA, pero todavía existe un apego profundamente arraigado a los materiales en papel en el campo, y hay Todavía hay objeciones a la digitalización.

En estas circunstancias, queremos expresar nuestro agradecimiento al Ayuntamiento de Inagi por adelantar los planes para dispositivos tablets.

Para introducir este sistema, en la tercera reunión ordinaria celebrada en septiembre del año pasado se asignó un presupuesto suplementario y se entregaron tabletas a todos los directivos.

Las reuniones sin papel, posibles gracias a la introducción de SideBooks, se utilizarán en las sesiones plenarias del concejo municipal y en cada comité, y en el ayuntamiento, se utilizarán en reuniones de políticas a las que asistirán el alcalde, el vicealcalde, el superintendente de educación y los jefes de departamento.

Este sistema permite a cada empleado ver los documentos de la agenda y materiales relacionados electrónicamente desde una tableta que se les distribuye, y también tiene la capacidad de escribir notas e insertar marcadores, haciendo que el sistema se sienta similar al papel.

Los archivos de documentos y diagramas no se guardan en la tableta de cada individuo, sino que se almacenan en un servidor y se accede a ellos desde la tableta de la persona. Por lo tanto, al cambiar o corregir el contenido de los materiales, solo necesita actualizar un archivo, para no perderse ninguna corrección. Además, incluso si pierde o le roban su tableta, puede evitar que sus datos se filtren a un tercero.

El objetivo principal de introducirlos es ahorrar recursos de papel, lo cual es una consideración ambiental, pero al eliminar la necesidad de distribuir o reemplazar materiales de papel, es posible lograr un trabajo eficiente y sin contacto. Esto también ayudará a prevenir la propagación de la nueva infección por coronavirus. Además, dado que se puede acceder al servidor desde cualquier lugar, admite el trabajo remoto y es útil para promover la reforma del estilo de trabajo.

También hemos instalado un software de sistema de conferencias web en las tabletas implementadas, lo que permite comunicarse en cualquier momento y en cualquier lugar, y se espera que sea útil en el sitio en caso de un desastre.

Hasta ahora, habíamos considerado la introducción de un sistema de este tipo como una cuestión futura, pero en medio de la pandemia de coronavirus que comenzó el año pasado, decidimos implementarlo por necesidad.
En ocasiones, la propagación de enfermedades infecciosas puede cambiar de golpe los estilos de vida y de trabajo de las personas. Se puede decir que la lesión fue un verdadero éxito.

La ciudad seguirá tomando medidas para prevenir infecciones y también trabajará en mejoras administrativas que sólo se pueden realizar en un momento como este.